Minden alapképzéses és mesteri szakos diák köteles az új tanévet megelőzően kitölteni a tanulmányi szerződését. Ezt az első évesek a beiratkozást követően, legkésőbb szeptember 30-ig kell kitöltsék, a másod és harmad évesek pedig az előző tanév végéig (június végéig).
A tanulmányi szerződést online felületen, az academicinfo.ubbcluj.ro oldalon lehet kitölteni. E honlapra csak saját felhasználói névvel és jelszóval lehet belépni, melyet a diákok az első kitöltést megelőzően e-mailben megkapnak a kar titkárságáról.
A kitöltött szerződést mindenkinek ki kell nyomtatnia két példányban, és aláírva átadnia az évfolyamfelelős tanárnak (aki összegyűjtve eljuttatja a titkárságra).
A tanulmányi szerződésnek tartalmaznia kell:
Minden diáknak (szaktól függetlenül) köteles felvennie indexébe egy idegen nyelvet és a testnevelést. Ezeket a tárgyakat az illetékes tanszékeken tartják, és tandíjmentesek.
A tanulmányi szerződésben megjelenő összes tantárgyból köteles a diák órákra járni és vizsgázni – a kötelező tárgyak mellett az opcionális tárgyakból és az esetlegesen felvett fakultatív tárgyakból is. Ha a diák a pótszesszióban, második vizsgalehetőségkor sem érné el az átmenő jegyet, a következő tanévben is felveheti az elmaradt tantárgyat. Ekkor viszont már csak fizetés ellenében teheti meg (az összeg a tantárgy kreditpontjainak számától függ), és eleget kell tegyen a tantárggyal kapcsolatos feltételeknek.
A tanulmányi szerződés a teljes tanévre vonatkozik, így a diák köteles mind az első, mind a második féléves tárgyak tekintetében időben tájékozódni és dönteni (az opcionális és fakultatív tárgyakat illetően is). Utólagos módosítás nem lehetséges, ezért kérjük, minden diák gondolja át alaposan. Ha a diáknak bármi kérdése van a választandó tárgyakat illetően, bővebb információért kérjük forduljon az évfolyamvezető tanárhoz, vagy szükség esetén a tárgyat oktató szaktanárhoz.
A kötelező tantárgyak és az opcionális tantárgyak éves összkreditszáma: 60 (félévenként 30 kredit). Az esetleges fakultatív tárgyak kreditértékei erre rátevődnek. A diák, csak abban az esetben mehet át a következő évfolyamra, ha az előző tanév összkreditszáma elérte a 30 kreditet (az össz 60 felét). Amennyiben nem érte el a 30 kreditet, abban az esetben az egyetem a diákot exmatrikulálja. Ha a diák mégis folytatni szeretné a tanulmányait, az első évre fizetéstérítéses helyre iratkozhat vissza.